Generalmente cuando escuchamos hablar de la palabra PROCESO, solemos referenciarlo al campo de la industria, de la química, de informática, entre otros; y a las grandes empresas.  Pero partiendo de la definición de la palabra PROCESO, la cual rápidamente nos dice que es “un conjunto de actividades interrelacionadas que interactúan para llevar a cabo una actividad y lograr un resultado especifico”, es suficiente para decir que esta definición tranquilamente podemos llevarla a cualquier otro campo. Una pequeña pyme también tiene sus procesos, un club, una tienda de ropa, una verdulería, un kiosco y porque no también una iglesia?.

Toda organización tiene, no uno, sino más de un proceso que requiere de su correcta ejecución para lograr sus resultados. Es uno de los pilares fundamentales y que se realicen de manera correcta y ordenada pondrá en juego la durabilidad de una organización.

Es aquí la importancia de documentar un proceso mediante la elaboración de un PROCEDIMIENTO. El cual garantiza una mejora continua, determinando el desempeño y las mejores prácticas para que se desarrollen las actividades.

Pongamos de ejemplo a Juancito que trabaja en una casa de deportes y algo en el cierre de controlador fiscal no salió como esperábamos. Le preguntamos a Juancito “Que paso?”, la respuesta de él podría ser algo como… “Ni idea! se puso la pantalla azul y yo pensé que…”.

Un procedimiento al menos debe responder las preguntas, Qué? Cómo? Cuándo? Y quién?, pero sobre todas las cosas, no debe dar lugar a grises en el desarrollo de un proceso. Debe ser claro, ordenado y conciso, para que de esta forma cualquier persona que requiera acceder a su lectura, entienda, interprete y ejecute la tarea en conocimiento de todos los pasos a desarrollarse de principio a fin.

Para lograr la implementación de procedimientos se deben identificar los procesos de la organización, indagar a las personas claves que desarrollan las actividades. También será necesario identificar de manera general las distintas áreas involucradas en un proceso.

Se puede partir desde la selección de los procesos a documentar, pudiendo ser aquellos complejos, rutinarios, que requieran que todos lo hagan de la misma manera, donde exista situación de emergencia o pueda desencadenar en consecuencias graves.

También hará falta reconocer todos los documentos que se requieren dentro de la ejecución de un proceso, ejemplo, remito, factura, nota de pedido, planilla de empleados, planilla vencimientos, etc.

Se sugiere también la elaboración de diagramas de flujo que nos permitan ver como cada actividad actúa a lo largo del proceso pasando por las distintas áreas y etapas.

Por último nos quedaría la redacción, y documentación.

Volvamos a preguntarle al amigo Juancito “Que paso?” cuando algo no salió como esperábamos, y supongamos que ya cuenta con un procedimiento y es de su conocimiento cada uno de los pasos a realizar en su actividad. Esta vez Juancito podría respondernos “Cambiaron el equipo ayer y es necesario ingresar un código nuevo”. Estamos frente a un cambio en el entorno en donde se desarrolla una actividad, es por eso la importancia de que los procedimientos deben ser flexibles, y entrar en revisión cada cierto tiempo para que se los adapte a los cambios.

Pero la respuesta de Juancito “Yo pensé qué..” ya no será válida, porque todo está claramente detallado en nuestro procedimiento.